Звітуємо ми ще за старою формою єдиної звітності (нова, як ми зазначили вище, застосовуватиметься починаючи зі звітного періоду IV кварталу 2022 року).
Нагадаємо правила складання старої форми.
Форма звіту
Насправді, звісно, що так звана єдина зарплатна звітність називається «Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску».
Розрахунок складається з основної частини і шести додатків. П’ять із них стосуються нарахування ЄСВ. І тільки один додаток 4ДФ призначений для інформації щодо ПДФО і ВЗ.
Податковий агент, який має найманих працівників, подає Розрахунок і такі додатки:
- додаток 1 (Д1) «Відомості про нарахування зарплати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам»;
- додаток 4 (4ДФ) «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого ПДФО та військового збору»;
- додаток 5 (Д5) «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» (подають тільки суб’єкти, у яких були відповідні події — укладання чи розірвання трудового договору, цивільно-правового договору, переведення працівників, надання відпустки для догляду за дитиною тощо);
- додаток 6 (Д6) «Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства» (подають тільки суб’єкти, в яких є працівники, які потребують обліку спецстажу).
Додатки 2 (Д2), 3 (Д3) можуть заповнювати лише бюджетні установи, організації.
У який спосіб подавати Розрахунок до податкової
Розрахунок може подаватися в один із таких способів (п. 3 розділу ІІ Порядку №4):
- в електронній формі (ідентифікатор для юросіб J0500106, для ФОПів F0500106);
- на паперовому носії, якщо кількість рядків у додатках до Розрахунку не перевищує п’яти — особисто (разом з електронною формою на електронному носії інформації) або поштою (рекомендованим листом з повідомленням про вручення та описом вкладення).
Особливості заповнення, подання Розрахунку юрособою за відокремлений підрозділ
Наприклад, юрособа має два відокремлені підрозділи, які не уповноважені подавати за себе Розрахунок. У такому разі юрособа подає до податкової за своїм основним місцем обліку три розрахунки: один за себе (Розрахунок зі всіма додатками) і два за підрозділи (Розрахунок і тільки додаток 4ДФ).
Розгляньмо особливості заповнення Розрахунку за відокремлений підрозділ.
Рядок 09 «Ознака платника єдиного внеску» не заповнюється.
У рядках 032 і 033 зазначаються дані про такі підрозділи.
У рядку 032, якщо для об’єкта передбачено декілька рівнів, код Кодифікатора №290 визначаємо таким чином: знаходимо назву об’єкта в Кодифікаторі, наприклад Ковель, визначаємо категорію об’єкта «М» (місто), що відповідає четвертому рівню, а саме UA 07060190010068509.
Якщо підрозділ не має найменування, то у рядку 033 зазначаємо назву підприємства та тип об’єкта (магазин, кіоск, склад), за яким розташований відокремлений підрозділ, та адресу його місцезнаходження.
У додатку 4ДФ до Розрахунку за підрозділи:
- у рядку 4 навпроти напису «Працювало за трудовими договорами» проставляємо кількість працівників, що працюють за трудовими договорами (контрактами) у звітному періоді, щодо яких дохід нараховується за ознакою «101»;
- у рядку 5 навпроти напису «Працювало за цивільно-правовими договорами» — кількість працівників, які працюють за цивільно-правовими договорами у звітному періоді, щодо яких нараховується дохід за ознакою «102».
У додатку 4ДФ до Розрахунку за підрозділи відображаємо як податок на доходи фізосіб, так і військовий збір за працівників такого підрозділу.
При цьому у заголовній частині Розрахунку за підрозділ кількість працівників не зазначаємо (в паперовому вигляді проставляємо прочерки, в електронному варіанті поля залишаємо незаповненими).
Такі відомості щодо кількості працівників, які працюють в неуповноваженому відокремленому підрозділі, слід відображати у складі загальної кількості працюючих в юрособи в рядках 101 — 110 рядка 10 «Штатна чисельність працівників» заголовної частини Розрахунку, який юрособа подає за себе. Інформація про працівників відокремлених підрозділів показується разом з інформацією про всіх працівників у додатках 1, 5, 6, які подаються з Розрахунком, який юрособа подає за себе.
Особливості заповнення окремих реквізитів додатка 4ДФ
Яку кількість працівників слід зазначати у рядку «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» у додатку 4ДФ, якщо в окремому місяці звітного кварталу кількість працівників змінювалася через прийняття та звільнення з місця роботи?
Зазначати слід максимальну кількість працівників, які фактично працювали за трудовими договорами протягом такого звітного місяця.
Як заповнювати графу 2 розділу І, ІІІ додатка 4ДФ даними паспорта платника податку?
Якщо платник має позначку у паспорті про відмову отримувати реєстраційний (обліковий) номер платника податків, у графі 2 зазначають серію (за наявності) та номер паспорта.
Таким чином, у графі 2 зазначають:
- для власників паспорта у формі книжечки серію та номер паспорта у форматі NN — дві українські літери серії паспорта (верхній регістр) та XXXXXX — шість цифр номера паспорта, тобто всього 8 цифр;
- для власників паспорта у формі пластикової картки у форматі ХХХХХХХХХ — дев’ять цифр номера паспорта у формі пластикової картки.
Цифри зазначають зліва направо. Всього у графі 2 є 10 комірок. Таким чином, дві (одну) з них не буде заповнено. Нулі чи інші позначки в незаповнені комірки не ставлять.
А в додатках Д1 і Д5 показники платника записують інакше. Читаємо в п. 5 розділу IV Порядку №4, що в графі 08 додатка Д5 для ідентифікації застрахованої особи у ПФУ для фізосіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті, зазначають:
- для власників паспорта у формі книжечки серію та номер паспорта у форматі БКNNXXXXXX, де БК — константа, що вказує на реєстрацію в ПФУ за паспортними даними; NN — дві українські літери серії паспорта (верхній регістр); XXXXXX — шість цифр номера паспорта (з ведучими нулями) або
- для власників паспорта у формі пластикової картки у форматі ПХХХХХХХХХ, де П — константа, що вказує на реєстрацію в ПФУ за паспортними даними; ХХХХХХХХХ — дев’ять цифр номера паспорта громадянина України у формі пластикової картки типу ID-1, що містить безконтактний електронний носій.
Так само заповнюємо графу 06 у додатку Д6 (див. п. 5 розділу IV Порядку №4).
У якому разі заповнюють додатки Д1 та Д5
Додаток Д1 призначений для щоквартального формування платниками ЄСВ щодо кожної застрахованої особи відомостей про суми нарахованої їй заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) у розрізі місяців звітного кварталу.
Якщо платник ЄСВ у звітному кварталі не використовує працю фізосіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, додаток Д1 за такий квартал не подає.
У додатку Д5 зазначають відомості про трудові відносини з найманими працівниками чи фізособами за договорами ЦПХ. Таким чином, Д5 подають, якщо протягом звітного періоду:
- укладають або розривають трудовий договір з фізособою;
- укладають цивільно-правовий договір з фізособою, яка не є ФОПом, на виконання робіт чи надання послуг;
- працівника переводять на іншу постійну роботу чи посаду на підприємстві;
- працівника переміщують з одного структурного підрозділу до іншого;
- працівника призначають на нову посаду;
- працівникові надають відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до досягнення нею трьох років або від трьох до шести років.
Таким чином, якщо протягом звітного кварталу жодної з наведених подій не відбувається, Д5 не подають.
Яким чином заповнюють графи 4 та 5 додатка 4ДФ, якщо зарплата виплачується несвоєчасно (у наступному кварталі), а сума ПДФО перераховується до бюджету у визначений термін, а саме протягом 30-ти календарних днів, наступних за місяцем нарахування доходів?
Суму фактично перерахованого до бюджету податку відображають у графі 4 «Сума перерахованого податку» та у графі 5 «Сума перерахованого військового збору» додатка 4ДФ за наступний місяць (квартал).
Які нараховані, виплачені доходи відображати в Розрахунку
Згідно зі ст. 163, п. 164.1 ПКУ до складу загального оподатковуваного доходу включаються будь-які доходи, які підлягають оподаткуванню, нараховані (виплачені, надані) податковим агентом на користь платника податку. Перелік таких доходів наведено в п. 164.2 ПКУ. Це зарплата, виплати за цивільно-правовими договорами тощо.
А доходи, які не включаються до складу оподатковуваного доходу, наведені в ст. 165 ПКУ.
Може скластися враження, що якщо доходи не включаються до складу оподатковуваного доходу, то їх не потрібно відображати в Розрахунку. Але це не так. У Розрахунку відображають усі доходи, як оподатковувані, так і неоподатковувані. Коди (ознаки) доходів наведені в додатку 2 до Порядку №4.
Тож можемо міркувати ще таким чином. Якщо в додатку 2 наведено ознаку відповідного доходу, такий дохід має відображатися в Розрахунку.
Наведемо приклади доходів, що їх подеколи не зазначають у Розрахунку:
- вартість спецодягу, виданого роботодавцем працівнику в користування (пп. 165.1.9 ПКУ) (ознака доходу 136);
- виплачені аліменти (пп. 165.1.14 ПКУ) (140);
- надана фізособі поворотна фіндопомога (пп. 165.1.31 ПКУ) (197);
- дохід на користь ФОПа або особи, яка провадить незалежну професійну діяльність (пп. 165.1.36, ст. 177, 178 ПКУ) (157) тощо.
Повторимося: ці доходи слід зазначати в Розрахунку незважаючи на те, що податки з них не утримують.